沈师大校发[2018]60号

　　为了规范我校举办、承办国际学术会议的申报审批程序，加强国际学术会议管理，根据国家、省市召开国际学术会议相关文件精神，特制订本管理办法。
　　一、国际学术会议的界定与类型
　　（一）国际学术会议的界定
　　国际学术会议是指参会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议，诸如论坛、研讨会、报告会、交流会等等。3个国家和地区包括中国，即除双边学术会议之外的学术会议均为国际学术会议。
　　（二）国际学术会议的类型
　　1.我校召集举办的会议；
　　2.与国际组织或外国有关团体、机构共同举办的会议；
　　3.受其委托由我校或有关基层单位承办或协办的会议；
　　4.国际组织及外国有关团体、机构单独在我校举办的会议。
　　由国内有关地区和部门（包括社团组织）主办、虽有外宾出席但以讨论国内事务为主要内容的会议，不属于国际学术会议，按内事会议程序及有关规定办理；各种国际比赛、国际博(展)览会、涉外文艺演出、教育推介会等不属于国际学术会议，按有关规定报备或审批。
　　二、举办国际学术会议的基本原则
　　（一）计划性原则。举办国际学术会议实行计划管理，每年11月份提出下一年拟举办或承办国际学术会议计划，无计划不得举行。
　　（二）实效性原则。举办或承办的国际学术会议必须与学校或具体承办部门的学科专业密切相关，对学校内涵建设、“双一流”建设具有推动和引领作用。
　　（三）规范性原则。召开会议要依规定进行，严格履行上级主管部门规定的程序。
　　（四）精简性原则。严格控制会议规模，坚决纠正国际学术会议规模越大越好的错误认识，避免片面追求参会人数。百人以上的国际学术会议要慎办少办。与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际学术会议，规模原则上不超过往届；节俭办会，节约开支。
　　三、举办国际学术会议申报审批程序
　　（一）计划制定与上报
　　拟举办国际学术会议单位须于每年11月30日前提出举办国际学术会议计划，并填写《沈阳师范大学举办国际学术会议申报表》报国际交流合作处，国际交流合作处汇总全校申报情况后报分管校领导审批，并报省教育厅、省外办等上级主管部门备案。
　　（二）申报与审批
　　1．主管部门申报与审批
　　举办和承办国际学术会议的单位须在会议正式召开至少三个月前，向国际交流合作处提交举办国际学术会议申请报告及相关材料，国际交流合作处起草文件经主管校领导签批后上报省教育厅及省台办等主管部门审批。
　　2．省外办申报与审批
　　省教育厅及省台办等主管部门批准后，学校国际交流合作处凭批准函和学校请示文件向省外办申报审批。
　　省外办批准后，举办或承办单位方可向拟参会人员发放参会邀请函和会议通知，着手召开国际学术会议准备工作。未经批准，任何单位不得做与召开国际学术会议有关的工作，不得对外承诺举办国际学术会议。
　　四、申报所需材料
　　（一）公函。内容应包括: 国际学术会议中英文名称，组织单位介绍，会议内容议题、时间、地点、目的及意义、参会人数，国（境）外参会代表人数、主要来源国家及地区，如为系列会议则需介绍前几届的会议召开情况及会议经费来源等。
　　（二）国际学术会议背景介绍。
　　（三）国际学术会议日程。
　　（四）国际学术中外方参会人员名单及简介。
　　五、国际学术会议的召开
　　国际学术会议的筹备、举办、接待由具体举办或承办单位负责。举办或承办单位要认真做好参会人员的资格、论文内容审查，确保会议安全、有序进行。
　　六、国际学术会议的总结
　　（一）国际学术会议举办或承办单位要做好会议论文、报告、参会人员信息、音像等有关资料的整理、存档和总结工作。
　　（二）国际学术会议结束后五个工作日内向国际交流合作处提交国际学术会议总结，由国际交流合作处报送省教育厅、省外办等主管部门。
　　本管理办法自通过之日起施行，最终由国际交流合作处负责解释。

　　附件：关于印发《沈阳师范大学举办国际学术会议管理办法》的通知.doc

沈阳师范大学党政办公室

     2018年5月11日印发